Wesentliche Merkmale des internen Kontroll- und Risikomanagement­systems im Hinblick auf den Konzernrechnungs­legungsprozess

  • Gesteuert über gruppenweit einheitliche Richtlinie
  • Funktionstrennung, Vier-Augen-Prinzip und eindeutig geregelte Zugriffsrechte
  • Jährliche Evaluierung des Kontrollumfelds sowie der relevanten Prozesse bei wesentlichen Gesellschaften und Bereichen

Die Erstellung des Konzernabschlusses erfolgt durch eine Einheit im Zentralbereich Finance. Der Abschlussprozess der BASF-Gruppe basiert auf einer einheitlichen Bilanzierungsrichtlinie, die neben den Bilanzierungsvorschriften auch die wesentlichen Prozesse und Termine gruppenweit festlegt. Für die konzerninternen Abstimmungen und übrigen Abschlussarbeiten bestehen verbindliche Anweisungen. Zur Abbildung der buchhalterischen Vorgänge in den Einzelabschlüssen sowie der Aufstellung des Konzernabschlusses wird Standardsoftware eingesetzt, wobei die jeweiligen Zugriffsberechtigungen der Beteiligten eindeutig geregelt sind.

Die am Rechnungslegungsprozess beteiligten Mitarbeiter erfüllen die qualitativen Anforderungen und werden regelmäßig geschult. Zwischen den beteiligten Facheinheiten, Gesellschaften und regionalen Serviceeinheiten besteht eine klare Aufgabenabgrenzung. Die Funktionstrennung und das Vier-Augen-Prinzip werden dabei konsequent umgesetzt. Komplexe versicherungsmathematische Gutachten und Bewertungen werden durch spezialisierte Dienstleister oder entsprechend qualifizierte Mitarbeiter erstellt.

Durch das interne Kontrollsystem in der Finanzberichterstattung werden diese Grundsätze kontinuierlich überwacht. Dazu werden Methoden für eine strukturierte und gruppenweit einheitliche Evaluierung des internen Kontrollsystems in der Finanzberichterstattung zur Verfügung gestellt.

Die für die BASF-Gruppe wesentlichen Risiken in Bezug auf ein verlässliches Kontrollumfeld sowie eine ordnungsgemäße Finanzberichterstattung werden jährlich überprüft und aktualisiert. Die Risiken werden in einem einheitlichen Fragebogen erhoben und in einem zentralen Risikokatalog abgebildet.

In einem zentralen Auswahlprozess werden Gesellschaften und Bereiche bestimmt, die besonderen Risiken ausgesetzt sind, größere Bedeutung für den Konzernabschluss der BASF-Gruppe haben oder Serviceprozesse bereitstellen. Der Auswahlprozess wird jährlich durchgeführt. In den relevanten Gesellschaften und Bereichen ist ein Verantwortlicher benannt, der für die Umsetzung des jährlichen Evaluierungsprozesses zuständig ist.

Dieser Prozess umfasst folgende Schritte:

– Evaluierung des Kontrollumfelds
Die Einhaltung von internen und externen Richtlinien, die für die Aufrechterhaltung eines verlässlichen Kontrollumfelds relevant sind, wird durch die Beantwortung eines einheitlichen Fragebogens überprüft. Dies wird durch Stichproben unterstützt.

– Identifikation und Dokumentation der Kontrollaktivitäten
Um den in unserem zentralen Risikokatalog aufgeführten Risiken der Finanzberichterstattungsprozesse zu begegnen, werden entsprechende Kontrollaktivitäten ausgeführt und dokumentiert.

– Beurteilung der Kontrollaktivitäten
Nach der Dokumentation erfolgt eine Überprüfung, ob die beschriebenen Kontrollen geeignet sind, die Risiken adäquat abzudecken. In der anschließenden Testphase wird mit Stichproben überprüft, ob die Kontrollen in der Praxis so wie beschrieben durchgeführt wurden und wirksam waren.

– Monitoring von Kontrollschwächen
Identifizierte Kontrollschwächen sowie deren Behebung werden dem verantwortlichen Management berichtet und von einem interdisziplinären Gremium auf ihre Bedeutung für die BASF-Gruppe untersucht. Bei der Feststellung von Kontrollschwächen mit einem wesentlichen Einfluss auf die Finanzberichterstattung werden der Vorstand und der Prüfungsausschuss informiert.

– Interne Bestätigung des internen Kontrollsystems
Die verantwortlichen Geschäfts- und Finanzleiter der konsolidierten Gruppengesellschaften bestätigen gegenüber dem Vorstand der BASF SE am Ende des jährlichen Zyklus die Effektivität des internen Kontrollsystems in Bezug auf Rechnungslegung und Ordnungsmäßigkeit der Finanzberichterstattung.