Compliance

Compliance-Programm und Verhaltenskodex

• Verankerung in den Unternehmenswerten
• Regelmäßige Mitarbeiterschulungen

Das Compliance-Programm der BASF basiert auf international geltenden Standards und fasst wichtige Gesetze sowie oftmals auch darüber hinausgehende unternehmensinterne Regelwerke und externe Selbstverpflichtungen zusammen, die das Verhalten aller BASF-Mitarbeiter in ihrem Umgang mit Geschäftspartnern, Amtsträgern, Kollegen und der Gesellschaft regeln. Kern unseres Compliance-Programms ist der globale, einheitliche Verhaltenskodex, den jeder Mitarbeiter erhält und zu dessen Einhaltung sich alle Mitarbeiter und Führungskräfte verpflichten. Er beschreibt unsere Verhaltensgrundsätze und umfasst nicht nur Themen wie Korruption und Kartellrecht, sondern beispielsweise auch Menschenrechte, Arbeits- und Sozialstandards, Interessenkonflikte sowie Handelskontrolle und Datenschutz.

Die Einhaltung der Compliance-Standards ist Basis einer verantwortungsvollen Unternehmensführung. Dies haben wir auch in unseren Unternehmenswerten verankert. Wir sind davon überzeugt, dass die Einhaltung dieser Standards nicht nur die mit Verstößen verbundenen Nachteile – zum Beispiel Strafen und Bußgelder – vermeidet, sondern sehen darin auch den richtigen Weg, um den langfristigen Erfolg unseres Unternehmens sicherzustellen.

Vorrangiges Ziel unseres Compliance-Programms ist es, Verstöße von vornherein zu vermeiden. Das Risiko von Compliance-Verstößen einschließlich Korruptionsrisiken identifizieren wir durch ein systematisches Risiko-Assessment. Dies geschieht aus der Perspektive der Unternehmensbereiche sowie der Regionen und Länder. Eine weitere Quelle für die systematische Identifikation von Risiken sind die regelmäßigen Compliance-Audits durch die Einheit Corporate Audit. Die Risiken werden im jeweiligen Risiko- beziehungsweise Auditbericht dokumentiert. Dasselbe gilt für konkrete Maßnahmen zur Risikominimierung sowie den Zeitrahmen für deren Umsetzung.

Ein wesentliches Element zur Vermeidung von Compliance-Verstößen sind verpflichtende Schulungen und Workshops, die im Rahmen von Präsenzveranstaltungen oder onlinebasiert durchgeführt werden. Alle Mitarbeiter müssen innerhalb vorgeschriebener Fristen an Compliance-Grund-, -Auffrischungs- oder auch -Spezialschulungen, zum Beispiel zum Kartellrecht, zu Steuern oder zu Handelskontrollbestimmungen, teilnehmen. Die Schulungsunterlagen und -formate werden unter Berücksichtigung der konkreten Risiken einzelner Zielgruppen und Geschäftsbereiche ständig angepasst. So haben wir 2018 erneut einen Großteil unserer Mitarbeiter weltweit dazu aufgefordert, ihre Kenntnisse über das Compliance-Programm mit Hilfe eines Online-Trainings aufzufrischen. Insgesamt wurden 2018 mehr als 96.000 Teilnehmer weltweit zusammengenommen circa 84.000 Stunden zu Compliance-Themen geschult. ¹

Verhaltenskodex der BASF

Compliance-Kultur bei BASF

Wir sind davon überzeugt, dass es die gelebte Compliance-Kultur ist, die über den Erfolg von Compliance im Unternehmen entscheidet. Durch die frühzeitige Einführung unserer Compliance-Kodizes, die 2013 zu unserem globalen Verhaltenskodex zusammengefasst wurden, sind diese Standards etabliert und unumstritten. Wir erwarten von allen Mitarbeitern, dass sie nach diesen Compliance-Grundsätzen handeln. Eine zentrale Rolle spielen dabei die Führungskräfte, die unsere Werte und Haltungen nach innen und außen vorleben und kommunizieren.

Kontrolle der Einhaltung unserer Compliance-Grundsätze

Der BASF Chief Compliance Officer (CCO) berichtet direkt an den Vorstandsvorsitzenden und steuert die Weiterentwicklung unserer globalen Compliance-Organisation und unseres Compliance-Management-Systems. Er wird dabei von weltweit mehr als hundert Compliance-Beauftragten in den Regionen und Ländern sowie den Unternehmensbereichen unterstützt. Global und regional sind sogenannte Compliance-Committees etabliert, in denen wesentliche Compliance-Themen regelmäßig beraten werden. Der CCO informiert den Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats mindestens einmal jährlich über den Status sowie wesentliche Entwicklungen des Compliance-Programms. Bei wichtigen Ereignissen wird der Prüfungsausschuss durch den Vorstand umgehend unterrichtet.

Wir legen besonderen Wert darauf, dass unsere Mitarbeiter bei Zweifeln aktiv und frühzeitig Rat einholen. Dafür stehen die Vorgesetzten, bestimmte Fachstellen, wie beispielsweise die Rechtsabteilung, sowie die Compliance-Beauftragten des Unternehmens zur Verfügung. Zudem haben wir weltweit mehr als 50 externe Hotlines eingerichtet, an die sich unsere Mitarbeiter – auch anonym – wenden können, um mögliche Verstöße gegen Gesetze oder Unternehmensrichtlinien zu melden. Alle Hotlines stehen auch der Öffentlichkeit zur Verfügung. Jedes Anliegen wird nach bestimmten Kriterien erfasst, sachgerecht gemäß den intern festgelegten Abläufen untersucht und in möglichst kurzer Zeit beantwortet. Das Ergebnis der Untersuchung sowie mögliche ergriffene Maßnahmen werden entsprechend dokumentiert und fließen in die interne Berichterstattung ein.

Im Jahr 2018 gingen über unsere externen Hotlines 397 Anrufe und E-Mails ein (2017: 290). Diese Anliegen umfassten beispielsweise Fragen zur Personalführung, zum Umgang mit Firmeneigentum, Hinweise auf das Verhalten von Geschäftspartnern oder menschenrechtsbezogene Themen, zum Beispiel zu Arbeits- und Sozialstandards. In allen uns bekannt gewordenen Fällen, bei denen ein Verdacht auf Fehlverhalten bestand, haben wir fallspezifisch auf der Grundlage geltenden Rechts und interner Vorschriften Gegenmaßnahmen ergriffen. Dazu gehören beispielsweise verbesserte Kontrollmechanismen, zusätzliche Informations- und Schulungsmaßnahmen, Präzisierung und Ergänzung entsprechender interner Regelungen und gegebenenfalls auch disziplinarische Maßnahmen. Meist handelte es sich bei begründeten Fällen um persönliches Fehlverhalten im Zusammenhang mit Schutz von Firmeneigentum, unangemessenem Umgang mit Interessenkonflikten oder Geschenken und Einladungen. In solchen Einzelfällen haben wir, unternehmensintern nach einheitlichen Maßstäben, disziplinarische Maßnahmen bis hin zur Kündigung ergriffen und bei hinreichenden Erfolgsaussichten auch Schadenersatzansprüche geltend gemacht.

Die Einheit Corporate Audit der BASF überprüft, ob die Compliance-Grundsätze eingehalten werden. Dabei werden alle Themenfelder möglicher Compliance-Verstöße abgedeckt. Es wird geprüft, ob die Mitarbeiter die vorgegebenen Regeln einhalten und ob die etablierten Prozesse, Arbeitsabläufe und Kontrollen angemessen und ausreichend sind, um mögliche Risiken zu minimieren oder Verstöße von vornherein auszuschließen. Im Jahr 2018 wurden gruppenweit 84 solcher Prüfungen durchgeführt (2017: 75). Auch unser Compliance-Management-System selbst wird in regelmäßigen Abständen durch die interne Konzernrevision auditiert, zuletzt im November 2018. Insgesamt haben die Prüfungen die Effektivität des Compliance-Management-Systems bestätigt. Zu den Prüfungsschwerpunkten Kartellrecht und Handelskontrolle sowie Embargo gab es keine Auffälligkeiten.

Auf der Grundlage unserer globalen Richtlinie „Due Diligence bei Geschäftspartnern“ überprüfen wir unsere Geschäftspartner im Vertriebsbereich mittels einer Checkliste, eines Fragebogens sowie einer internetbasierten Auswertung auf mögliche Compliance-Risiken. Das Ergebnis der Überprüfung wird dokumentiert. Ist ein Geschäftspartner nicht bereit, den Fragebogen zu beantworten, kommt die Geschäftsbeziehung nicht zustande. Für unsere Lieferanten gilt ein eigener globaler Verhaltenskodex, der unter anderem die Einhaltung von Umwelt-, Sozial- und Corporate-Governance-Standards umfasst. Zudem prüfen wir im Rahmen unserer Handelskontrollprozesse, inwieweit Personen, Firmen oder Organisationen aufgrund verdächtiger oder illegaler Aktivitäten auf Sanktionslisten geführt sind und ob Geschäftsprozesse mit Geschäftspartnern aus oder in Ländern bestehen, die unter ein Embargo fallen.

Wir unterstützen die UN-Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte und arbeiten kontinuierlich daran, unsere internen Richtlinien und Prozesse im Sinne dieser Leitprinzipien weiterzuentwickeln. So gibt es eine eigene gruppenweit gültige Richtlinie zur Beachtung internationaler Arbeits- und Sozialstandards. Auch außerhalb unseres Unternehmens setzen wir uns für die Einhaltung der Menschenrechte sowie die Bekämpfung von Korruption ein. Wir sind Gründungsmitglied des UN Global Compact. Als Mitglied bei „Transparency International Deutschland“ sowie der „Partnering Against Corruption Initiative“ des World Economic Forum begleiten wir die Umsetzung der Zielsetzungen dieser Organisationen.