Compliance

Compliance-Programm und Verhaltenskodex

• Einhaltung von Compliance-Standards in Unternehmenswerten verankert
• Regelmäßige Mitarbeiterschulungen

Das Compliance-Programm der BASF basiert auf international geltenden Standards und fasst wichtige Gesetze sowie darüber hinausgehende unternehmensinterne Regelwerke und externe Selbstverpflichtungen zusammen, die das Verhalten aller BASF-Mitarbeiter in ihrem Umgang mit Geschäftspartnern, Amtsträgern, Kollegen und der Gesellschaft regeln. Kern unseres Compliance-Programms ist der globale, einheitliche Verhaltenskodex, den jeder Mitarbeiter erhält und zu dessen Einhaltung sich alle Mitarbeiter und Führungskräfte verpflichten. Er beschreibt unsere Verhaltensgrundsätze und umfasst nicht nur Themen wie Korruption und Kartellrecht, sondern beispielsweise auch Menschenrechte, Arbeits- und Sozialstandards, Interessenkonflikte sowie Handelskontrolle und Datenschutz.

Die Einhaltung der Compliance-Standards ist Basis einer verantwortungsvollen Unternehmensführung. Dies haben wir in unseren Werten ausdrücklich verankert. Dort heißt es: „Wir halten uns strikt an unsere Compliance-Standards.“ Wir sind davon überzeugt, dass die Einhaltung dieser Standards nicht nur die mit Verstößen verbundenen Nachteile – zum Beispiel Strafen und Bußgelder – vermeidet, sondern sehen darin auch den richtigen Weg, um den langfristigen Erfolg unseres Unternehmens sicherzustellen.

Vorrangiges Ziel unseres Compliance-Programms ist es, Verstöße von vornherein zu vermeiden. Zu diesem Zweck müssen alle Mitarbeiter innerhalb vorgeschriebener Fristen an Grund-, Auffrischungs- oder auch Spezialschulungen, zum Beispiel zum Kartellrecht, zu Steuern oder zu Handelskontrollbestimmungen, teilnehmen. Die Trainings finden in unterschiedlichen Formaten statt – beispielsweise als Präsenzschulungen, in elektronischer Form oder als Workshops. Die Schulungsunterlagen und -formate werden ständig angepasst. Insgesamt wurden 2016 mehr als 25.000 Teilnehmer weltweit zusammengenommen circa 40.000 Stunden zu Compliance-Themen geschult.

Verhaltenskodex der BASF

Compliance-Kultur bei BASF

Wir sind davon überzeugt, dass es letztendlich die gelebte Compliance-Kultur ist, die über den Erfolg von Compliance im Unternehmen entscheidet. Diese Kultur entsteht über Jahre hinweg und bedarf einer konsequenten und konsistenten Anwendung der Compliance-Standards. Da wir unsere Compliance-Kodizes bereits sehr frühzeitig im Unternehmen eingeführt haben, sind diese Standards etabliert und unumstritten. In unserer zuletzt 2015 durchgeführten „Globalen Mitarbeiterbefragung“ hat die große Mehrheit der Mitarbeiter bestätigt, dass in ihrem Arbeitsumfeld hoher Wert auf rechtmäßiges Vorgehen und Verhalten in Übereinstimmung mit den internen Unternehmensrichtlinien und Standards gelegt wird. Beginnend 2015, sind wir inzwischen allen Fällen, in denen sich bei der Beantwortung der entsprechenden Frage einheitsbezogen Auffälligkeiten ergaben, nachgegangen. Bei Bedarf haben wir zum Beispiel zusätzliche Schulungen oder Workshops durchgeführt.

Kontrolle der Einhaltung unserer Compliance-Grundsätze

• Zentrale Rolle des Chief Compliance Officers und der Compliance-Beauftragten
• Weltweit 56 externe Hotlines
• Zahlreiche interne Compliance-Audits

Der BASF Chief Compliance Officer (CCO) berichtet direkt an den Vorstandsvorsitzenden und steuert die Umsetzung unseres Compliance-Management-Systems. Er wird dabei von weltweit 104 Compliance-Beauftragten unterstützt. Über den Stand der Umsetzung sowie wesentliche Erkenntnisse berichtet der CCO regelmäßig an den Vorstand. Außerdem informiert er den Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats mindestens einmal jährlich über den Status sowie wesentliche Entwicklungen des Compliance-Programms. Bei wichtigen Ereignissen wird der Prüfungsausschuss durch den Vorstand umgehend unterrichtet.

Wir legen besonderen Wert darauf, dass unsere Mitarbeiter bei Zweifeln aktiv und frühzeitig Rat einholen. Hierfür stehen nicht nur die Vorgesetzten, sondern auch bestimmte Fachstellen sowie die Compliance-Beauftragten des Unternehmens zur Verfügung. Zudem haben wir weltweit 56 externe Hotlines eingerichtet, an die sich unsere Mitarbeiter auch anonym wenden können. Wir stellen sicher, dass jedes Anliegen in kurzer Zeit bearbeitet und beantwortet wird.

Im Jahr 2016 gingen über unsere externen Hotlines 278 Anrufe und E-Mails ein (2015: 357). Die Anliegen umfassten beispielsweise Fragen zur Personalführung, zum Umgang mit Firmeneigentum, Hinweise auf das Verhalten von Geschäftspartnern oder menschenrechtsbezogene Themen – zum Beispiel Arbeits- und Sozialstandards. Eine zunehmende Sensitivität stellten wir weiterhin beim Thema möglicher Interessenkonflikte fest. In allen uns bekannt gewordenen Fällen, bei denen ein Verdacht auf Fehlverhalten bestand, haben wir fallspezifisch auf der Grundlage geltenden Rechts und interner Vorschriften Gegenmaßnahmen ergriffen. Festgestellte Verstöße wurden mit Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Entlassung geahndet. Dabei haben wir sichergestellt, dass wir unternehmensintern nach einheitlichen Maßstäben die notwendigen Konsequenzen ziehen.

Die Einheit Corporate Audit der BASF überprüft, ob die Compliance-Grundsätze eingehalten werden. Dabei werden alle Themenfelder möglicher Compliance-Verstöße abgedeckt. Es wird sowohl geprüft, ob die Mitarbeiter die vorgegebenen Regeln einhalten, als auch, ob die etablierten Prozesse, Arbeitsabläufe und Kontrollen angemessen und ausreichend sind, um mögliche Risiken zu minimieren oder Verstöße von vornherein auszuschließen. Im Jahr 2016 wurden gruppenweit 63 (2015: 92) solcher Prüfungen durchgeführt. Die Prüfungen haben die Effektivität des Compliance-Management-Systems bestätigt. Zu den Prüfungsschwerpunkten Kartell- und Handelskontrolle sowie Embargo gab es keine Auffälligkeiten. Auch darüber hinaus wurde kein wesentlicher Handlungsbedarf festgestellt.

Auf der Grundlage der im Jahr 2015 eingeführten globalen Richtlinie „Due Diligence bei Geschäftspartnern“ überprüfen wir unsere Geschäftspartner im Vertriebsbereich auf mögliche Compliance-Risiken. Die Prüfung erfolgt mittels einer Checkliste, eines Fragebogens an die Geschäftspartner sowie einer internetbasierten Auswertung. Das Ergebnis der Überprüfung wird dokumentiert. Je nach Ergebnis werden Konsequenzen für die Aufrechterhaltung der Geschäftsbeziehung gezogen. Darüber hinaus legen wir Wert darauf, dass alle Lieferanten unseren globalen Verhaltenskodex für Lieferanten kennen und dementsprechend handeln.

Wir unterstützen die UN-Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte und arbeiten kontinuierlich daran, unsere internen Richtlinien und Prozesse im Sinne dieser Leitprinzipien weiterzuentwickeln. So haben wir eine neue interne Richtlinie zur Beachtung internationaler Arbeits- und Sozialstandards eingeführt. Auch außerhalb unseres Unternehmens setzen wir uns für die Einhaltung der Menschenrechte sowie die Bekämpfung von Korruption ein. So sind wir Gründungsmitglied des UN Global Compact. Als Mitglied bei Transparency International Deutschland sowie der „Partnering Against Corruption Initiative“ des World Economic Forum begleiten wir die Umsetzung der Zielsetzungen dieser Organisationen.