Wesentliche Merkmale des internen Kontroll- und Risikomanagement­systems im Hinblick auf den Konzernrechnungslegungsprozess

• Gesteuert über gruppenweit einheitliche Richtlinie
• Funktionstrennung, Vier-Augen-Prinzip und eindeutig geregelte Zugriffsrechte
• Jährliche Evaluierung des Kontrollumfelds sowie der relevanten Prozesse bei wesentlichen Gesellschaften

Die Erstellung des Konzernabschlusses erfolgt durch eine Einheit im Bereich Corporate Finance. Der Abschlussprozess der BASF-Gruppe basiert auf einer einheitlichen Bilanzierungsrichtlinie, die neben den Bilanzierungsvorschriften auch die wesentlichen Prozesse und Termine gruppenweit festlegt. Für die konzerninternen Abstimmungen und übrigen Abschlussarbeiten bestehen verbindliche Anweisungen. Zur Abbildung der buchhalterischen Vorgänge in den Einzelabschlüssen sowie der Aufstellung des Konzernabschlusses wird eine Standardsoftware eingesetzt, wobei die jeweiligen Zugriffsberechtigungen der Beteiligten eindeutig geregelt sind.

Die am Rechnungslegungsprozess beteiligten Mitarbeitenden erfüllen die qualitativen Anforderungen und werden regelmäßig geschult. Zwischen den beteiligten Facheinheiten, Gesellschaften und regionalen Serviceeinheiten besteht eine klare Aufgabenabgrenzung. Die Funktionstrennung und das Vier-Augen-Prinzip werden dabei konsequent umgesetzt. Komplexe versicherungsmathematische Gutachten und Bewertungen werden durch spezialisierte Dienstleister oder entsprechend qualifizierte Mitarbeitende erstellt.

Durch das interne Kontrollsystem in der Finanzberichterstattung werden diese Grundsätze kontinuierlich überwacht. Dazu werden Methoden für eine strukturierte und gruppenweit einheitliche Evaluierung des internen Kontrollsystems in der Finanzberichterstattung zur Verfügung gestellt.

Die für die BASF-Gruppe wesentlichen Risiken in Bezug auf ein verlässliches Kontrollumfeld für eine ordnungsgemäße Finanzberichterstattung werden jährlich überprüft und aktualisiert. Die Risiken werden in einem zentralen Risikokatalog abgebildet.

Darüber hinaus werden in einem zentralen Auswahlprozess Gesellschaften bestimmt, die besonderen Risiken ausgesetzt sind, größere Bedeutung für den Konzernabschluss der BASF-Gruppe haben oder Serviceprozesse bereitstellen. Der Auswahlprozess wird jährlich durchgeführt. In den relevanten Gesellschaften sind Verantwortliche benannt, die für die Umsetzung der Anforderungen an ein effektives Kontrollsystem in der Finanzberichterstattung zuständig sind.

Der Prozess in diesen Gesellschaften umfasst folgende Schritte:

• Evaluierung des Kontrollumfelds
  Die Einhaltung von internen und externen Richtlinien, die für die Aufrechterhaltung eines verlässlichen Kontrollumfelds relevant sind, wird durch die Beantwortung eines einheitlichen Fragebogens überprüft.

• Identifikation und Dokumentation der Kontrollaktivitäten
  Um den in unserem zentralen Risikokatalog aufgeführten Risiken der Finanzberichterstattungsprozesse zu begegnen, werden die kritischen Prozesse und Kontrollaktivitäten dokumentiert.

• Beurteilung der Kontrollaktivitäten
  Nach der Dokumentation erfolgt eine Überprüfung, ob die beschriebenen Kontrollen geeignet sind, die Risiken adäquat abzudecken. In der anschließenden Testphase wird mit Stichproben überprüft, ob die Kontrollen in der Praxis so wie beschrieben durchgeführt wurden und wirksam waren.

• Monitoring von Kontrollschwächen
  Identifizierte Kontrollschwächen sowie deren Behebung werden dem verantwortlichen Management berichtet und von einem interdisziplinären Gremium auf ihre Bedeutung für die BASF-Gruppe untersucht. Bei der Feststellung von Kontrollschwächen mit einem wesentlichen Einfluss auf die Finanzberichterstattung werden der Vorstand und der Prüfungsausschuss informiert. Nur nach Behebung wesentlicher Kontrollschwächen erfolgt die Bestätigung der Effektivität des internen Kontrollsystems durch den Geschäftsführer der Gesellschaft.

• Interne Bestätigung des internen Kontrollsystems
  Alle Geschäfts- und Finanzleiter der konsolidierten Gruppengesellschaften müssen gegenüber dem Vorstand der BASF SE halbjährlich sowie am Ende des jährlichen Zyklus die Effektivität des internen Kontrollsystems in Bezug auf die Rechnungslegung schriftlich bestätigen.