Compliance

Compliance-Programm und Verhaltenskodex

• Verankerung in den Unternehmenswerten
• Regelmäßige Mitarbeiterschulungen
• Neuer Verhaltenskodex „We are BASF“

Das Compliance-Programm von BASF basiert auf unseren Unternehmenswerten und Selbstverpflichtungen sowie international geltenden Standards. Es beschreibt unseren Anspruch und unsere Anforderungen an verantwortliches Verhalten aller BASF-Mitarbeitenden in ihrem Umgang mit Geschäftspartnern, Amtsträgern, anderen Mitarbeitenden und der Gesellschaft. Kern unseres Compliance-Programms ist der globale, einheitliche Verhaltenskodex, zu dessen Einhaltung sich alle Mitarbeitenden und Führungskräfte verpflichten. Er umfasst nicht nur Themen wie Korruption und Kartellrecht, sondern beispielsweise auch Menschenrechte, Arbeits- und Sozialstandards, Interessenkonflikte sowie Handelskontrolle und Datenschutz.

Der globale Verhaltenskodex von BASF aus dem Jahr 2013 wurde grundlegend überarbeitet und im Juni 2020 neu veröffentlicht. Inhaltlich folgt der neue Verhaltenskodex im Wesentlichen dem bisherigen globalen Kodex, ergänzt ihn aber auch um spezifische zusätzliche Themen. Neu sind etwa Kapitel zur „Digitalen Verantwortung“ und „Wie wir Entscheidungen treffen“. Die Aufforderung, Bedenken offen anzusprechen und auf ein Störgefühl zu hören, wird noch stärker betont. Ein weiterer Fokus der Neufassung liegt auf einer modernen Gestaltung, die unseren Mitarbeitenden bessere Orientierungshilfen in Form von Fallbeispielen, häufig gestellten Fragen und weiterführenden Verweisen bietet. Eine neue interne Online-Plattform und zugehörige App stellen Mitarbeitenden weltweit kontinuierlich aktuelle Inhalte und interaktive Lernangebote sowie einen direkten Zugang zu Fachansprechpartnern zur Verfügung.

Die Einhaltung der Compliance-Standards ist Basis einer verantwortungsvollen Unternehmensführung. Dies haben wir auch in unseren Unternehmenswerten verankert. Wir sind davon überzeugt, dass die Einhaltung dieser Standards einen wichtigen Beitrag dazu leistet, den langfristigen Erfolg unseres Unternehmens sicherzustellen. Vorrangiges Ziel unseres Compliance-Programms ist es, Verstöße von vornherein zu vermeiden.

Das Risiko von Compliance-Verstößen einschließlich Korruptionsrisiken identifizieren wir durch eine systematische Risikobewertung. Dies geschieht aus der Perspektive der Unternehmensbereiche sowie der Regionen und Länder. Eine weitere Informationsquelle für die systematische Identifikation von Risiken sind die regelmäßigen Compliance-Audits durch die Einheit Corporate Audit. Die Risiken werden im jeweiligen Risiko- beziehungsweise Auditbericht dokumentiert. Dasselbe gilt für konkrete Maßnahmen zur Risikominimierung sowie den Zeitrahmen für deren Umsetzung.

Ein wesentliches Element zur Vermeidung von Compliance-Verstößen sind verpflichtende Schulungen und Workshops, die im Rahmen von Präsenzveranstaltungen oder onlinebasiert durchgeführt werden. Alle Mitarbeitenden müssen innerhalb vorgeschriebener Fristen an Compliance-Grund-, -Auffrischungs- oder auch -Spezialschulungen, zum Beispiel zum Kartellrecht, zu Steuern oder zu Handelskontrollbestimmungen, teilnehmen. Der neue Verhaltenskodex enthält zudem ein eigenes Kapitel zu integrem Führungsverhalten. Neu ernannte Führungskräfte erhalten daher ebenfalls ein spezielles Training zu Compliance. Die Schulungsunterlagen und -formate werden unter Berücksichtigung der konkreten Risiken einzelner Zielgruppen und Geschäftsbereiche ständig angepasst. Insgesamt wurden 2020 mehr als 42.000 Teilnehmende weltweit bei zusammengenommen circa 54.000 Stunden zu Compliance-Themen geschult.

Struktur des BASF-Verhaltenskodex

Compliance-Kultur bei BASF

Wir sind davon überzeugt, dass eine gelebte Compliance-Kultur über den Erfolg von Compliance im Unternehmen entscheidet. Durch die frühzeitige Einführung unserer Compliance-Kodizes, die 2013 zu unserem globalen Verhaltenskodex zusammengefasst und in unserem derzeit gültigen globalen Verhaltenskodex im Juni 2020 neu veröffentlicht wurden, sind diese Standards etabliert und anerkannt. Wir erwarten von allen Mitarbeitenden, dass sie nach diesen Compliance-Grundsätzen handeln. Eine zentrale Rolle spielen dabei die Führungskräfte, die unsere Werte und Haltungen nach innen und außen vorleben und kommunizieren.

Kontrolle der Einhaltung unserer Compliance-Grundsätze

Der BASF Chief Compliance Officer (CCO) berichtet direkt an den Vorstandsvorsitzenden und steuert die Weiterentwicklung unserer globalen Compliance-Organisation und unseres Compliance-Management-Systems. Er wird dabei von der Einheit Corporate Compliance sowie von weltweit mehr als 100 Compliance-Beauftragten in den Regionen und Ländern sowie den Unternehmensbereichen unterstützt. Global und regional sind sogenannte Compliance-Committees etabliert, in denen wesentliche Compliance-Themen regelmäßig beraten werden. Der CCO informiert den Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats mindestens einmal jährlich über den Status sowie wesentliche Entwicklungen des Compliance-Programms. Bei wichtigen Ereignissen wird der Prüfungsausschuss durch den Vorstand umgehend unterrichtet.

Wir legen besonderen Wert darauf, dass unsere Mitarbeitenden bei Zweifeln aktiv und frühzeitig Rat einholen. Dafür stehen die Vorgesetzten, Fachstellen wie beispielsweise die Rechtsabteilung, sowie die Compliance-Beauftragten des Unternehmens zur Verfügung. Auch die neue interne Plattform und zugehörige App erleichtern den Zugang zur Beratung durch die Möglichkeit zur direkten Kontaktaufnahme. Zudem haben wir weltweit mehr als 50 externe Hotlines eingerichtet, an die sich unsere Mitarbeitenden – auch anonym – wenden können, um mögliche Verstöße gegen Gesetze oder Unternehmensrichtlinien zu melden. Alle Hotlines stehen auch der Öffentlichkeit zur Verfügung. Jedes Anliegen wird nach bestimmten Kriterien erfasst, sachgerecht gemäß den intern festgelegten Abläufen untersucht und in möglichst kurzer Zeit beantwortet. Das Ergebnis der Untersuchung sowie mögliche ergriffene Maßnahmen werden entsprechend dokumentiert und fließen in die interne Berichterstattung ein.

Im Jahr 2020 gingen über unsere externen Hotlines 387 Anrufe und E-Mails ein (2019: 408). Die Hinweise bezogen sich auf alle Kategorien unseres Verhaltenskodex einschließlich umwelt- und menschenrechtsbezogener Themen, Korruption oder Umgang mit Firmeneigentum. Alle uns bekannt gewordenen Fälle, bei denen ein Verdacht auf Fehlverhalten bestand, haben wir eingehend untersucht und falls erforderlich fallspezifisch Gegenmaßnahmen ergriffen. Dazu gehören beispielsweise verbesserte Kontrollmechanismen, zusätzliche Informations- und Schulungsmaßnahmen, Präzisierung und Ergänzung entsprechender interner Regelungen und gegebenenfalls auch disziplinarische Maßnahmen. Meist handelte es sich bei begründeten Fällen um persönliches Fehlverhalten im Zusammenhang mit Schutz von Firmeneigentum, unangemessenem Umgang mit Interessenkonflikten oder Geschenken und Einladungen. In solchen Einzelfällen haben wir, unternehmensintern nach einheitlichen Maßstäben, disziplinarische Maßnahmen und bei hinreichenden Erfolgsaussichten auch Schadenersatzansprüche geltend gemacht. Im Jahr 2020 führten Verstöße gegen unseren Verhaltenskodex in insgesamt 31 Fällen (2019: 52) zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Dies betraf alle Mitarbeitergruppen einschließlich Führungskräfte.

Die Einheit Corporate Audit von BASF überprüft, ob die Compliance-Grundsätze eingehalten werden. Dabei werden alle Themenfelder möglicher Compliance-Verstöße abgedeckt. Es wird geprüft, ob die Mitarbeitenden die vorgegebenen Regeln einhalten und ob die etablierten Prozesse, Arbeitsabläufe und Kontrollen angemessen und ausreichend sind, um mögliche Risiken zu minimieren oder Verstöße von vornherein auszuschließen. Im Jahr 2020 wurden gruppenweit 61 solcher Prüfungen durchgeführt (2019: 86). Auch unser Compliance-Management-System selbst wird in regelmäßigen Abständen durch die interne Konzernrevision auditiert, zuletzt im November 2018. Insgesamt haben die Prüfungen die Effektivität des Compliance-Management-Systems bestätigt.

Auf der Grundlage unserer globalen Richtlinie „Due Diligence bei Geschäftspartnern“ überprüfen wir unsere Geschäftspartner im Vertriebsbereich mittels einer Checkliste, eines Fragebogens sowie einer internetbasierten Auswertung auf mögliche Compliance-Risiken. Das Ergebnis der Überprüfung wird dokumentiert. Ist ein Geschäftspartner nicht bereit, den Fragebogen zu beantworten, kommt die Geschäftsbeziehung nicht zustande. Für unsere Lieferanten gilt ein eigener globaler Verhaltenskodex, der unter anderem die Einhaltung von Umwelt-, Sozial- und Corporate-Governance-Standards umfasst. Zudem prüfen wir im Rahmen unserer Handelskontrollprozesse, inwieweit Personen, Firmen oder Organisationen aufgrund verdächtiger oder illegaler Aktivitäten auf Sanktionslisten geführt sind und ob Geschäftsprozesse mit Geschäftspartnern aus oder in Ländern bestehen, die unter ein Embargo fallen.

Wir unterstützen die UN-Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte und arbeiten kontinuierlich daran, unsere internen Richtlinien und Prozesse im Sinne dieser Leitprinzipien weiterzuentwickeln. So gibt es eine eigene gruppenweit gültige Richtlinie zur Beachtung internationaler Arbeits- und Sozialstandards. Auch außerhalb unseres Unternehmens setzen wir uns für die Einhaltung der Menschenrechte sowie die Bekämpfung von Korruption ein. Wir sind Gründungsmitglied des UN Global Compact. Als Mitglied bei „Transparency International Deutschland“ sowie der „Partnering Against Corruption Initiative“ des World Economic Forum begleiten wir die Umsetzung der Zielsetzungen dieser Organisationen.

Wir halten uns an einheitlich hohe Standards und Integrität bei steuerrelevanten Angelegenheiten, wie sie im BASF-Verhaltenskodex und in den Unternehmenswerten verankert sind. Um zur Erreichung der UN SDGs beizutragen und um unserem Anspruch, wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Wert zu schaffen, gerecht zu werden, tragen wir entsprechend unserer gesetzlichen Verpflichtung und unserer Unternehmenswerte zur öffentlichen Finanzierung bei. In der BASF-Methodik Value-to-Society werden von BASF gezahlte Steuern als sozialer Vorteil betrachtet. Wir haben im Jahr 2020 unsere BASF-Steuerprinzipien entwickelt und veröffentlicht, die für alle Konzerngesellschaften verbindlich sind.