Compliance

Unser gruppenweites Compliance-Programm ist darauf ausgerichtet, die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen, der unternehmensinternen Richtlinien und ethischer Geschäftspraktiken sicherzustellen. Diese Standards verankert unser Verhaltenskodex für alle Mitarbeitenden verbindlich im Unternehmens­alltag. Auch die Mitglieder des Vorstands sind diesen Grundsätzen ausdrücklich verpflichtet.

Compliance-Programm und Verhaltenskodex

Das Compliance-Programm von BASF basiert auf unseren Unternehmenswerten und Selbstverpflichtungen sowie international geltenden Standards. Es beschreibt unseren Anspruch und unsere Anforderungen an verantwortliches Verhalten aller BASF-Mitarbeitenden in ihrem Umgang mit Geschäftspartnern, Amtsträgern, anderen Mitarbeitenden und der Gesellschaft. Kern unseres Compliance-Programms ist der globale, einheitliche Verhaltens­kodex, zu dessen Einhaltung sich alle Mitarbeitenden und Führungskräfte verpflichten. Er umfasst nicht nur Themen wie Korruption und Kartellrecht, sondern beispielsweise auch Menschenrechte, Arbeits- und Sozialstandards, Interessenkonflikte sowie Handelskontrolle und Datenschutz.

Die an unsere Mitarbeitenden gerichtete Online-Version des Verhaltenskodex bietet zudem Orientierungshilfen in Form von Fallbeispielen, häufig gestellten Fragen und Antworten und weiter­führenden Verweisen. Auf der internen Online-Plattform und durch die zugehörige App stellen wir unseren Mitarbeitenden weltweit kontinuierlich aktuelle Inhalte wie etwa Videos, Links zu Facheinheiten und Richtlinien sowie einen direkten Zugang zu Fachansprechpartnern zur Verfügung.

Weitere verbindliche Governance-Dokumente (Policies, Corporate Requirements) werden über eine digitale Plattform intern bereitgestellt, die unseren Mitarbeitenden eine erweiterte Suchfunktionalität und kontextbezogene Verweise auf weiterführende Informationen an­bietet. Die Geschäftsführung von BASF-Gruppengesellschaften kann wichtige Informationen und Hilfestellungen zur Sicherstellung von Compliance in ihren Gruppengesellschaften auf einer speziell für sie eingerichteten Intranetseite abrufen.

Die Einhaltung der Compliance-Standards ist Basis einer verantwortungsvollen Unternehmensführung. Dies haben wir auch in unseren Unternehmenswerten verankert. Wir sind davon überzeugt, dass die Einhaltung dieser Standards einen wichtigen Beitrag dazu leistet, den langfristigen Erfolg unseres Unternehmens sicherzustellen. Vorrangiges Ziel unseres Compliance-Programms ist es, Verstöße von vornherein zu vermeiden.

Auf Basis einer systematischen Risikoanalyse identifizieren und bewerten wir wesentliche Risiken aus Compliance-Verstößen einschließlich Korruption. Dies geschieht aus der Perspektive der Unternehmens­bereiche sowie der Gruppengesellschaften. Eine weitere Informationsquelle für die systematische Identifikation von Risiken sind die regelmäßigen Compliance-Audits durch die Einheit „Corporate Audit“. Die Risiken werden im jeweiligen Risiko- beziehungsweise Auditbericht dokumentiert. Dasselbe gilt für konkrete Maßnahmen zur Risikominimierung sowie den Zeitrahmen für deren Umsetzung.

Ein wesentliches Element zur Vermeidung von Verstößen sind verpflichtende Schulungen und Workshops, die im Rahmen von Präsenzveranstaltungen oder onlinebasiert durchgeführt werden. Alle Mitarbeitenden müssen innerhalb vorgeschriebener Fristen an Grund-, Auffrischungs- oder auch Spezialschulungen, zum Beispiel zum Kartellrecht, zu Steuern oder zu Handelskontrollbestimmungen, teilnehmen. Die Schulungsunterlagen und -formate werden unter Berücksichtigung der konkreten Risiken einzelner Zielgruppen und Geschäftsbereiche ständig angepasst. So wurden im Jahr 2023 Mitarbeitende weltweit dazu aufgefordert, ihre Kenntnisse in einem neuen, interaktiven Onlinetraining zu testen und aufzu­frischen. Mehr als 88.700 Mitarbeitende haben dieses etwa vierzigminütige Auffrischungstraining absolviert. Zusätzlich wurden im Berichtsjahr mehr als 33.600 Teilnehmende weltweit in zusammengenommen mehr als 37.000 Stunden zu Compliance-Themen geschult.

• Mehr zum BASF-Verhaltenskodex

Compliance-Kultur bei BASF

Für den Erfolg von Compliance im Unternehmen ist entscheidend, dass Werte und Verpflichtungen im Unternehmen gelebt werden. Die in unserem Verhaltenskodex verankerten Prinzipien sind in unserem Unternehmensalltag etabliert und anerkannt. Wir erwarten von allen Mitarbeitenden, dass sie nach diesen Grundsätzen handeln. Eine zentrale Rolle spielen dabei die Führungskräfte, die unsere Werte und Haltungen nach innen und außen vorleben und kommunizieren. Daher fanden auch im Jahr 2023 spezielle Workshops zu Integrität als Führungsaufgabe für neu ernannte Senior Executives statt.

Kontrolle der Einhaltung unserer Compliance-Grundsätze

Der BASF Chief Compliance Officer (CCO) berichtet direkt an den Vorstandsvorsitzenden und steuert die Weiterentwicklung unserer globalen Compliance-Organisation und unseres Compliance-Management-Systems. Er wird dabei von der Einheit „Corporate Compliance“ sowie von weltweit mehr als 100 Compliance-Beauftragten in den Regionen und Ländern sowie den Unternehmensbereichen, Serviceeinheiten und im Corporate Center unterstützt. Global und regional sind sogenannte Compliance-Committees etabliert, in denen wesentliche Compliance-Themen regelmäßig beraten werden. Die Compliance-Organisation informiert den Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats mindestens einmal jährlich über den Status sowie wesentliche Entwicklungen des Compliance-Programms. Bei wichtigen Ereignissen wird der Prüfungsausschuss durch den Vorstand umgehend unterrichtet.

Wir legen besonderen Wert darauf, dass unsere Mitarbeitenden bei Zweifeln aktiv und frühzeitig Rat einholen. Dafür stehen die Vorgesetzten, Fachstellen wie beispielsweise die Rechtsabteilung sowie die Compliance-Beauftragten des Unternehmens zur Verfügung. Auch die interne Plattform und zugehörige App erleichtern den Zugang zu Beratung durch direkte Kontaktaufnahme­möglichkeiten. Zudem können sich unsere Mitarbeitenden – auch anonym – an unsere Compliance-Hotline wenden, um mögliche Verstöße gegen Gesetze oder Unternehmensrichtlinien zu melden. Ein unabhängiges externes Unternehmen wurde mit der Verwaltung dieser globalen Hotline beauftragt, so dass die Erfassung und Bearbeitung gemeldeter Fälle weltweit systematisch in einem einheitlichen System erfolgt. Zentrale Anlaufstelle ist eine Webseite, die alle Mitarbeitenden weltweit in ihrer jeweiligen Landessprache über die Hotline und den Beschwerdeweg informiert. Zusätzlich zu den lokal zur Verfügung stehenden Telefonnummern ermöglicht die Webseite auch eine Online-Kontaktaufnahme, entweder über den PC oder per Smartphone. Die Webseite steht auch der Öffentlichkeit zur Verfügung. Jedes Anliegen wird nach bestimmten Kriterien erfasst, sachgerecht gemäß den intern festgelegten Abläufen untersucht und in möglichst kurzer Zeit beantwortet. Das Ergebnis der Untersuchung sowie mögliche ergriffene Maßnahmen werden entsprechend dokumentiert und fließen in die interne Berichterstattung ein.

Im Jahr 2023 gingen über unsere externen Hotlines 643 Meldungen ein (2022: 453). Zu der vermehrten Nutzung unserer Hotline haben etwa unsere aktualisierten Schulungsmaterialien sowie die Möglichkeit der Online-Kontaktaufnahme beigetragen. Die Hinweise bezogen sich auf alle Kategorien unseres Verhaltenskodex einschließlich Respekt am Arbeitsplatz, Korruption, Umgang mit Firmeneigentum oder Themen in Bezug auf Umwelt, Gesundheit, Sicherheit (EHS). Alle uns bekannt gewordenen Fälle, bei denen ein Verdacht auf Fehlverhalten bestand, haben wir eingehend untersucht und falls erforderlich fallspezifisch Gegenmaßnahmen ergriffen. Dazu gehörten beispielsweise verbesserte Kontrollmechanismen, zusätzliche Informations- und Schulungsmaßnahmen, Präzisierung und Ergänzung entsprechender interner Regelungen und gegebenenfalls auch disziplinarische Maßnahmen. Meist handelte es sich bei begründeten Fällen um Verstöße gegen unsere Prinzipien zu Respekt am Arbeitsplatz sowie persönliches Fehlverhalten im Zusammenhang mit Schutz von Firmeneigentum oder unangemessenem Umgang mit Interessenkonflikten. In solchen Einzelfällen haben wir, unternehmensintern nach einheitlichen Maßstäben, disziplinarische Maßnahmen ergriffen und bei hinreichenden Erfolgsaussichten auch Schadensersatzansprüche geltend gemacht. Im Jahr 2023 führten Verstöße gegen unseren Verhaltenskodex in insgesamt 48 Fällen (2022: 34) zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Dies betraf unterschiedlichste Mitarbeitendengruppen einschließlich Führungskräften.

Die Einheit „Corporate Audit“ von BASF überprüft, ob die Compliance-Grundsätze eingehalten werden. Dabei werden alle Themenfelder möglicher Verstöße abgedeckt. Es wird geprüft, ob die Mitarbeitenden die vorgegebenen Regeln einhalten und ob die etablierten Prozesse, Arbeitsabläufe und Kontrollen angemessen und ausreichend sind, um mögliche Risiken zu minimieren oder Verstöße von vornherein auszuschließen. Im Jahr 2023 wurden gruppenweit 64 solcher Prüfungen durchgeführt (2022: 47). Auch unser Compliance-Management-System selbst wird in regelmäßigen Abständen durch die Einheit „Corporate Audit“ auditiert, zuletzt im Dezember 2022. Insgesamt sprechen die Ergebnisse der Prüfungen für die Effektivität des Compliance-Management-Systems. Aufbauend auf unserer im September 2022 intern bereitgestellten Richtlinie „Compliance Management System“ (CMS) haben wir 2023 weitere ergänzende Vorgaben vorgesehen, um die Prinzipien, Kernprozesse und Rollen in unserem System dediziert zu beschreiben. Ein besonderer Schwerpunkt unserer Compliance-Tätigkeit liegt darin, auf die sich verschärfenden gesetzlichen Regelungen, wie beispielsweise beim Datenschutz oder dem deutschen Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, aufmerksam zu machen und unsere unternehmensinternen Systeme entsprechend weiterzuentwickeln.

Auf der Grundlage unserer globalen Richtlinie „Due Diligence bei Geschäftspartnern“ überprüfen wir unsere Geschäftspartner im Vertriebsbereich mittels einer Checkliste, eines Fragebogens sowie einer internetbasierten Auswertung auf mögliche Compliance-Risiken. Das Ergebnis der Überprüfung wird dokumentiert. Ist ein Geschäftspartner nicht bereit, den Fragebogen zu beantworten, kommt die Geschäftsbeziehung nicht zustande. Für unsere Lieferanten gilt ein eigener globaler Verhaltenskodex, der unter anderem die Einhaltung von Umwelt-, Sozial- und Corporate-Governance-Standards umfasst. Zudem prüfen wir im Rahmen unserer Handelskontrollprozesse, inwieweit Personen, Firmen oder Organisationen aufgrund verdächtiger oder illegaler Aktivitäten auf Sanktionslisten geführt sind und ob Geschäftsprozesse mit Geschäftspartnern aus oder in Ländern bestehen, die unter ein Embargo fallen. Ein Fokus unserer Aktivität im Jahr 2023 lag auf der kontinuierlichen Überwachung und Implementierung der sich angesichts des Kriegs in der Ukraine dynamisch entwickelnden sanktionsrechtlichen Anforderungen.

Wir unterstützen die UN-Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte und arbeiten kontinuierlich daran, unsere internen Richtlinien und Prozesse im Sinne dieser Leitprinzipien weiterzuentwickeln. So gibt es eine eigene gruppenweit gültige Richtlinie zur Beachtung internationaler Arbeits- und Sozialstandards. Auch außerhalb unseres Unternehmens setzen wir uns für die Einhaltung der Menschenrechte sowie die Bekämpfung von Korruption ein. Wir sind Gründungsmitglied des UN Global Compact. Als Mitglied bei „Transparency International Deutschland“ sowie der „Partnering Against Corruption Initiative“ des World Economic Forum begleiten wir die Umsetzung der Zielsetzungen dieser Organisationen.

Unser Anspruch ist es, einheitlich hohe Standards und Integrität bei steuerrelevanten Angelegenheiten analog der Verankerung im BASF-Verhaltenskodex und in den Unternehmenswerten einzuhalten. Um zur Erreichung der UN-SDGs beizutragen und um unserem Anspruch, wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Wert zu schaffen, gerecht zu werden, tragen wir entsprechend unserer gesetzlichen Verpflichtung und unseren Unternehmenswerten zur öffentlichen Finanzierung bei. Wir haben im Jahr 2020 die BASF-Steuerprinzipien entwickelt und veröffentlicht, die für alle Konzerngesellschaften verbindlich sind.

• Mehr zum Verhaltenskodex für Lieferanten und zu Lieferantenbewertungen
• Mehr zum Verhaltenskodex
• Weitere Informationen zu Menschenrechten sowie Arbeits- und Sozialstandards
• Mehr zu unseren Steuerprinzipien